Kết quả kiểm tra tình hình đăng ký, quản lý hộ tịch; nuôi con nuôi và chứng thực tại 05/23 xã, phường trên địa bàn thành phố

Tổ công tác đã ban hành Kế hoạch số 01/KH-TCT ngày 11/6/2021 về kiểm tra công tác đăng ký, quản lý hộ tịch; nuôi con nuôi và chứng thực và tiến hành kiểm tra tại UBND 05 xã, phường: Nghĩa Dõng, Lê Hồng Phong, Tịnh Khê, Tịnh Ấn Tây, Tịnh Châu (thời kỳ kiểm tra: từ ngày 25/6/2021 đến ngày 05/8/2021). Kết quả kiểm tra như sau:

- Về công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, nuôi con nuôi: UBND 05 xã, phường đã thực hiện đăng ký 4.257 sự kiện hộ tịch (khai sinh: 1.372 trường hợp; kết hôn: 565 trường hợp; khai tử: 785 trường hợp, Cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân: 1.397 trường hợp; thay đổi, cải chính hộ tịch: 32 trường hợp; nhận cha, mẹ con: 05 trường hợp; giám hộ: 01 trường hợp; nhận nuôi con nuôi: 0 trường hợp).

- Về công tác chứng thực: các xã, phường đã thực hiện đăng ký 30.948 trường hợp, trong đó: chứng thực bản sao từ bản chính: 24.448 trường hợp, (chứng thực chữ ký: 5.137 trường hợp, chứng thực hợp đồng, giao dịch: 1.372 trường hợp).

Nhìn chung, công tác đăng ký, quản lý hộ tịch và chứng thực đã được UBND các xã, phường quan tâm chỉ đạo thực hiện và đạt được một số kết quả nhất định, góp phần nâng cao chất lượng công tác tư pháp trên địa bàn thành phố: thông tin về các sự kiện hộ tịch của cá nhân sau khi đăng ký được ghi kịp thời vào Sổ hộ tịch, dữ liệu hộ tịch được cập nhật kịp thời, đầy đủ vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, sổ hộ tịch được ghi chép rõ ràng, hồ sơ hộ tịch lưu trữ đầy đủ, sắp xếp khoa học; các trường hợp chứng thực được tiếp nhận và giải quyết đúng thẩm quyền, hồ sơ, sổ chứng thực được lưu trữ tương đối đầy đủ, khoa học, thuận tiện cho việc tìm kiếm, tra cứu.

Bên cạnh những kết quả đạt được, các địa phương còn một số hạn chế, sai sót như:

- Về công tác đăng ký, quản lý hộ tịch: Không thực hiện khoá sổ hộ tịch; sổ đăng ký hộ tịch ghi chép chưa đầy đủ tại các cột, mục tương ứng; việc sửa chữa sai sót khi ghi sổ hộ tịch chưa đúng quy định; hồ sơ đăng ký lại khai sinh không có cam đoan về việc đã nộp đủ các giấy tờ mình có, các trường hợp đăng ký khai tử cho người chết đã lâu, hồ sơ không có các giấy tờ theo quy định tại Điều 13 Thông tư 04/2020/TT-BTP...

- Về công tác chứng thực: không thực hiện khóa sổ, thống kê số việc chứng thực đã thực hiện trong năm; một số hồ sơ chưa thực hiện theo trình tự, thủ tục và  mẫu Lời chứng chứng thực theo quy định, v.v…

Qua kiểm tra, Tổ công tác đã có một số kiến nghị đối với Chủ tịch UBND các xã, phường phải thường xuyên kiểm tra, đôn đốc công chức Tư pháp – Hộ tịch thực hiện nghiêm túc các quy định của pháp luật về hộ tịch, nuôi con nuôi, chứng thực khi giải quyết hồ sơ cho công dân đồng thời thực hiện nghiêm túc Công văn số 3282/UBND-NC ngày 02/7/2020 của Chủ tịch UBND thành phố về việc chỉ đạo UBND các xã, phường khắc phục hạn chế trong công tác đăng ký, quản lý hộ tịch, chứng thực; chỉ đạo khẩn trương khắc phục và rút kinh nghiệm đối với những hạn chế, sai sót có thể khắc phục được trong công tác đăng ký, quản lý hộ tịch và chứng thực; chỉ đạo kiểm tra, xác minh lại hồ sơ, photo hồ sơ, tài liệu có liên quan đối với một số trường hợp đăng ký hộ tịch trái quy định của pháp luật, gửi UBND thành phố (qua Phòng Tư pháp) để xem xét thu hồi, hủy bỏ theo quy định của pháp luật (nếu có); đối với công chức Tư pháp – Hộ tịch các xã, phường cần nêu cao vai trò, trách nhiệm trong việc tham mưu cho lãnh đạo UBND thực hiện công tác đăng ký, quản lý hộ tịch; nuôi con nuôi và chứng thực tại địa phương. Khi giải quyết đăng ký các việc về hộ tịch, chứng thực phải yêu cầu công dân xuất trình và nộp đầy đủ giấy tờ, tài liệu theo quy định./.